Estrategias para gestionar tu negocio y equipo de trabajo en tiempos de COVID-19

Muchos empresarios de repente han cambiado el desarrollo de su actividad empresarial con la mayoría de los empleados trabajando desde su casa, una transición que presenta retos nuevos e imprevistos.
Para los directivos responsables de equipos que de repente cambian de un trabajo en la oficina a otro en remoto, la gran pregunta es: ¿cómo se mantiene la cohesión, la productividad y la moral alta, cuando el equipo está fuera de su lugar de trabajo habitual? La situación particular de cada equipo es única, pero les presentamos las mejores prácticas para que propietarios y directivos ayuden a sus equipos a adaptarse, según los expertos.

Realiza un inventario de TI

Es probable que la tecnología sea la columna vertebral de su entorno de trabajo y no es menos cierto que ahora su equipo trabaja en remoto. Corresponde a los directivos evaluar qué TI necesita su personal para trabajar en remoto, asegurarse de que disponen de ella y garantizar que sigue siendo segura.
Un excelente primer paso para los directivos es hacer una encuesta a los empleados, ya sea por teléfono, correo electrónico o en línea (como los formularios de Google gratuitos), para saber qué tienen y qué no tienen. Entre los elementos básicos se incluyen ordenadores portátiles de sobremesa adecuados, software y una conexión a internet lo suficientemente rápida como para poder realizar llamadas de audio y vídeo.
Y recuerda que las necesidades tecnológicas no se van a resolver todas a la vez. «Las necesidades tecnológicas irán en cascada y aparecerán por oleadas», dice Daniel McGinn, editor ejecutivo de Harvard Business Review y uno de los anfitriones del podcast Dear HBR. «Una vez que logre que todos se comuniquen con Slack o con otras herramientas, podrá empezar a identificar qué otras cosas necesitan», ya sean dispositivos nuevos como ordenadores portátiles e impresoras.
Y evita la tentación de dejar la solución de problemas técnicos a su plantilla. Como directivo, se trata de un área en la que puedes y debes asumir la iniciativa.

Mantén la comunicación con tu equipo

Habla con tu equipo. Después, habla con ellos otra vez. La repetición, ahora más que nunca, es una función esencial del liderazgo y la comunicación eficaz. Te explicamos el porqué: Las investigaciones señalan que hasta el 50 por ciento de todos los correos electrónicos se entienden de forma equivocada, y muchos destinatarios interpretan incluso las comunicaciones positivas del tipo «buen trabajo», como sarcásticas o negativas, según el Dr. Nick Morgan, fundador y CEO de Public Words, una empresa de consultoría de comunicaciones empresariales con sede en Boston, y autor del libro Can You Hear Me?
«Nosotros, los humanos, tenemos un sesgo de negatividad", dice Morgan. «Cuando no obtenemos la información que normalmente obtenemos a través de los cinco sentidos, el cerebro la llena con cosas inventadas».
La videoconferencia es obviamente una solución muy importante, y algunas empresas de tecnología están incluso recurriendo a las plataformas de juegos y a la realidad aumentada para conectarse. El hecho de poder ver la cara que acompaña a la voz es determinante, dice Morgan. Su investigación ha demostrado que apenas el 5 por ciento de todas las comunicaciones de negocios se hacen por videoconferencia, pero cree que el 95 por ciento debería hacerse de esta manera. Aunque cuanto más breve, mejor: los responsables deben mantener las reuniones por videoconferencia a 30-45 minutos - después se desvanece la atención.
Más allá de hablar a tus empleados, también debes dedicar tiempo a escuchar. «Preguntar cómo están los empleados, preocuparse de cómo se sienten y asegurarse de que se sienten reconocidos, es algo que los buenos directivos pueden hacer de forma remota en este momento», dice McGinn de HBR.

Destaca el bienestar de los empleados

Recientemente HBR publicó una historia muy bien recibida sobre cómo lo que todos estamos pasando en este momento es angustia. En vista de lo cual, los directivos deben estar especialmente atentos al estrés y al desgaste. Asegúrate de que los empleados que, aunque deben seguir siendo productivos, estén de acuerdo en hacer pausas, dedicar tiempo a hacer ejercicio si la salud lo permite, desconectar del trabajo al final de la jornada, seguir los últimos consejos del gobierno municipal y de las autoridades sanitarias para mantener un buen estado físico y mental.
«Si la gente trabaja de forma virtual, también se puede trabajar en exceso», dice Curtis.
En efecto, la conectividad instantánea, y siempre accesible, que ofrecen los teléfonos inteligentes y las aplicaciones en línea como Slack o Microsoft Teams significa que quienes trabajan desde casa -tanto directivos como empleados- se encuentran trabajando más de lo que lo harían durante un día normal de trabajo en la oficina y padecen un desgaste excesivo.
Una táctica sencilla para evitarlo es que los directivos animen a los empleados a que busquen un espacio específico destinado a trabajar en sus casas.
«Si se tiene un espacio dedicado para trabajar, y una vez que se sale de él, se desconecta, lo que puede ser muy útil», dice McGinn.

Mantén a tu equipo motivado

¿Cómo mantener a tu equipo motivado en tiempos de home office? Para muchos, adaptarse a la emergencia sanitaria que se vive a nivel mundial ha sido complicado, y migrar a modelos de trabajo en casa se convirtió en una de las acciones primordiales para dar respuesta a la pandemia y tratar de disminuir el contagio.
La capacidad de adaptarte a nuevas realidades es uno de los grandes pilares para tener un equipo de colaboradores motivado, así lo dio a conocer Diana García, directora de Recursos Humanos en Ingram Micro México.
De acuerdo con la ejecutiva, la pandemia por el COVID-19 marcará un antes y un después. En primer lugar porque antes de esta situación muchas empresas veían complicado trabajar desde casa o bien aseguraban que esto era imposible para determinados puestos.

Adaptación

La sana distancia, los protocolos de higiene y el resguardo permiten a las personas sentirse bien unos días y otros no, y de acuerdo con la ejecutiva, la clave es mantener el ánimo y la energía para adaptarte a las circunstancias.
“Es importante que tus colaboradores se sientan parte de algo para continuar con el negocio y la economía del país. Sentirnos parte de un grupo es positivo, siempre y cuando lo hagamos de manera responsable y pensando que pronto todo volverá a la normalidad, y nos volveremos a ver en la oficina, en las sesiones de café con los compañeros, a la hora de la comida y que volveremos a reír hasta que nos duela el estómago”, añadió.
Lograr esta adaptación es posible cuando los equipos de alta dirección se reúnen para adaptar políticas, procesos, y agregan protocolos para garantizar la salud de las personas y dar continuidad a la operación. Encontrar este balance será lo que lleve a tu organización a identificar retos y desafíos.

Evita que el estrés te atrape

El estrés genera momentos de crisis, angustia y ansiedad, este cúmulo de emociones identifican una adversidad y esta es la señal que nos provoca el proceso de cambio cuando vivimos algo que nos saca de la rutina y nos lleva a enfrentarnos a distintas situaciones.
Sin embargo, estas situaciones adversas se pueden convertir en oportunidades, para lograrlo primero debes identificar tu situación y entender que algo positivo te dejará.
“Piensa en qué estás haciendo con ese tiempo para reinventarte, pero también es importante que para motivar a tu equipo de trabajo, te motives a ti primero. Si el líder de un equipo no se siente motivado no podrá llevar esa motivación a nadie más. Recuerda que nadie da a los demás lo que no puede darse a si mismo”, ahondó.

El liderazgo, factor clave durante la pandemia

El modelo humano de negocios es el más recomendable en estos momentos. El enfocarte a las personas, sensibilizarte y escuchar sus necesidades y preocupaciones es vital.
García recomienda promover un propósito a tus colaboradores y reforzar cuál es el propósito de la empresa, esto quizá lo puedes hacer a partir de la pregunta, ¿qué echarías de menos si el mundo no contara con tu empresa?

4 estrategias para motivar

1. Construye una cultura digital de alta confianza. Para motivar hay que partir del hecho de que debemos conectar. Quizás en la oficina te sentías integrado con tu equipo, había buena relación y sentías una afinidad. Esto derivaba en que era fácil involucrarlo en decisiones importantes pues tenían reuniones presenciales y hoy todo es diferente así que hay que adaptar las mismas estrategias de forma digital.

Usar video es una de las recomendaciones, pues no hay nada mejor que iniciar una conversación teniendo contacto visual con tu equipo de trabajo, y así captar emociones, si hay ánimo, tristeza, preocupación o enojo; esto te permitirá como líder saber el terreno que estás pisando.

Ante los malos tiempos es necesario tener un plan con los objetivos para conseguir que el personal se sienta incluido, es importante también ser transparente con los retos a los que se enfrenta la organización y recibir retroalimentación de los colaboradores.

2. Sé auténtico y honesto en tiempos de retos. Ser claros con el personal, contestar sus preguntas de forma honesta, mantente cercano a tu gente y sé auténtico.

Reflexiona sobre cómo te estás comunicando con tu gente. No abuses de las formas de comunicación. Recuerda que a algunos se les complica el home office.

“Un líder por mantener este constante contacto con la gente no debe dejar de la sensibilidad. Humaniza tu comunicación, mete el efecto balance que te permita tener un proceso real. Cuando un líder logra conectar con su gente genera un sentido de pertenencia”, explicó la ejecutiva.

3. Crea espacios para conectar y validar. Verificar que todo esté bien, que la organización esté en ritmo y todo se cumpla aún con reservas. Considera reuniones diarias cortas, no solo de trabajo, crea más bien espacios personales, crea sensibilidad en el entorno, pon foco en las personas.

Abre espacios donde puedas fortalecer las relaciones personales, que la gente hable de cómo le va en su casa, la idea es mantener la conversación que generalmente se daba en la oficina, a la hora del café o cuando salían por la tarde a tomar un trago. Es importante que este relacionamiento no se pierda. El coronavirus afecta las emociones porque vino a cambiar la forma en que convivimos.

4. Encuentra momentos de orgullo. Celebra las victorias del equipo, comparte cosas sobresalientes, muéstrales que estás satisfecho con su trabajo. Esto motiva al personal y ayuda a que a lo largo de esta contingencia tenga ganas de hacerlo mejor cada vez.

Motivar a los miembros del equipo con el simple hecho de decir que estás satisfecho con su trabajo les da paz sobre todo en tiempos de inseguridad y ante el temor de que el trabajo se pueda terminar.

Estas son algunas de las actividades que algunas empresas realizan durante la contingencia

• Viernes temáticos. Por video llamada los colaboradores comparten momentos con sus mascotas, sus familias o utilizan accesorios graciosos como sombreros y diademas.
• Sesión de café
• Cumpleaños virtuales
• Héroes sin capa.

Además de estas actividades, el mayorista fomenta el talento interno y ha creado una línea de asesoría médica y asistencia emocional para aquellos empleados que lo requieran, sobre todo porque son temas que las empresas deben considerar a propósito de la NOM 035.

Productividad laboral

La creciente presión en el entorno laboral puede provocar la saturación física o mental en un colaborador impactando su salud y su vida personal. De acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el 75% de los mexicanos padece fatiga por estrés laboral, superando a países como China y Estados Unidos, y la actual situación que se vive hoy en el mundo puede provocar que el porcentaje aumente.
La incertidumbre derivada de la contingencia sanitaria por COVID-19, sumada a las presiones económicas, preocupaciones familiares y el mantener el mismo o mayor nivel de productividad laboral, significa una presión más para cualquier empleado. 

Para aminorar algunos de los efectos del desgaste profesional AT&T México recomienda:

• Delimitar horarios. Dentro de los desafíos que conlleva trabajar en casa, a algunos colaboradores les puede resultar complicado determinar horarios laborales específicos, ya que pueden sentir que tienen que estar conectados todo el tiempo, dejando poco espacio para descansar.

• Mantener o generar espacios familiares. Es importante buscar un balance vida-trabajo, evitando sentir culpa al dedicar tiempo a realizar labores en el hogar, trabajo de cuidados o convivir con la familia.

• Establecer prioridades para nivelar cargas de trabajo. Como líder de equipo, hay que saber definir prioridades para los integrantes y exhortarlos a que detecten y compartan cuando sientan carga excesiva de trabajo.

Y los directivos también deberían cuidarse

A veces, ser directivo o propietario de un negocio puede resultar bastante solitario, con todo el equipo dependiendo de uno en materia de liderazgo y orientación, pero sin un hombro en el que apoyarse o un oído dispuesto a escucharle. Como se suele decir, la cima es un lugar muy solitario.
Para obtener el apoyo que necesitan, los directivos que se encuentran en transición hacia el trabajo en remoto deberían plantearse la posibilidad de recurrir a mentores u otros líderes dentro de su empresa, en su área local, en su sector o en el resto del mundo para que les asesoren.
Las redes sociales como LinkedIn, los grupos de Facebook, WhatsApp, Slack, Discord, e incluso las funciones de «Mensajes directos» y «Amigos cercanos» de Instagram, ofrecen a los directivos la oportunidad de encontrar una comunidad de compañeros líderes con ideas afines y puestos similares que les ayuden a orientarles, escucharles y resolver problemas comunes del trabajo en remoto.